Vamos continuar a análise dos requisitos da norma ISO 9001:2015 do último ponto, o requisito 4.1 Entendendo a organização e seu contexto.
O que diz a norma:
A organização deve determinar questões externas e internas que sejam pertinentes para seu propósito e para seu direcionamento estratégico e que afetem sua capacidade de alcançar o(s) resultado(s) pretendido(s) de seu SGQ.
A organização deve monitorar e analisar criticamente a informação sobre essas questões externas e internas.
NOTA 1: Questões podem incluir fatores ou condições positivas e negativas para consideração.
NOTA 2: O entendimento do contexto externo pode ser facilitado por considerações de questões provenientes dos ambientes legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social e econômico, tanto internacionais, quanto nacionais, regionais ou locais.
NOTA 3: O entendimento do contexto interno pode ser facilitado pela consideração de questões relativas a valores, cultura, conhecimento e desempenho da organização.
Usamos a metodologia SWOT e montamos 2 listas uma de ameaças e outra de oportunidades:
Agora podemos priorizar os itens da lista e decidir para quais vamos tomar ação. Não existe uma fórmula mágica para a priorização, por exemplo:
Se tivermos 2 oportunidades:
- Entrar no mercado europeu
- Aumentar a quantidade de clientes no mercado nacional
Podemos estimar quanto o faturamento vai aumentar para cada alternativa e em quanto tempo, por exemplo, entrar no mercado europeu vai aumentar o faturamento em 10%, mas vai levar 1 ano, aumentar a quantidade de clientes no mercado nacional vai aumentar o faturamento em 8% mas vai levar apenas 6 meses. Eu em função do contexto atual da economia brasileira eu optaria pelos 8% em 6 meses.
Você pode criar uma tabela com uma legenda verde, amarelo e vermelho (verde a melhor situação e vermelho a pior), para auxiliar na tomada de decisão quando as oportunidades forem em grande quantidade:
Se tivermos 2 riscos:
- Não atender a legislação
- Melhorar o desempenho ambiental com reciclagem
Neste caso não há dúvidas, não atender a legislação é um risco maior, para riscos podemos criar uma tabela também, com uma legenda verde, amarelo e vermelho (verde a melhor situação e vermelho a pior):
Depois de definirmos os riscos e oportunidades que serão abordados, para eles montamos um plano de ação, podemos usar o formato 5W2H (O que, Porque, Onde, Como, Quanto vai custar, Quem faz, Até quando?), mas é bom incluir mais 2 colunas, uma para controle da situação e a definição da metodologia de monitoramento e medição a ser utilizada e outra para observações, claro que o papel deverá ser usado na horizontal para haver espaço suficiente em cada campo.
O monitoramento e medição tem que ter uma periodicidade definida, eu faria uma reunião mensal, bimestral ou trimestral, dependendo do tamanho dos projetos, para analisar a evolução do contexto externo, riscos e oportunidades identificados e para acompanhar a implantação do plano de ação.
Essas questões vão ser consideradas em vários requisitos da norma, mas falaremos delas em cada requisito.
Existem muitas metodologias para análise de riscos e oportunidades, eu estou sugerindo a simplicidade, mas dependendo do tamanho e do tipo da organização pode ser que uma metodologia específica seja necessária, vejam a norma ISO 31010 e nosso treinamento de técnicas para tratamento de risco.
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Abraços
Márcia Guerra
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