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blog ComÊxito BLOG - Mapeamento e modelagem de processos

Publicado em: 19/12/16 03:43
O mapeamento de processos de uma organização é definido como a análise e o conhecimento dos processos e seu relacionamento com os dados estruturados em uma visão top down (do topo da empresa até a sua base), até um nível que permita sua perfeita compreensão.

A atividade inicial de mapeamento dos processos é reconhecer quantos e quais são os processos que devem ser mapeados.

Para selecionar os processos que devem ser considerados no mapeamento, podemos utilizar os seguintes critérios de priorização:

a) Processos que impactam prioritariamente os resultados operacionais;
b) Processos críticos para a implementação da estratégica organizacional;
c) Processos que impactam as interações ou as interfaces de outros processos prioritários, limitando os resultados da organização (gestão).

Com o uso dos mapas de processos é mais fácil reconhecer e cuidar das armadilhas da linguagem natural: ambiguidade, falta de estruturação, redundância e omissões.

 

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De acordo com os autores, durante o processo de modelagem é normal a descoberta de paradoxos sobre a maneira certa de se efetuarem os processos ou conflitos de interface.

A modelagem tem o objetivo de entender e repensar a empresa, assegurando a mesma visão entre todos os setores e participantes envolvidos e, mais especificamente, para:
1. Entender o negócio, através do comportamento dos processos;
2. Padronizar conceitos e sistematizar o conhecimento;
3. Monitorar os processos e analisar oportunidades de melhorias;
4. Implementar soluções estruturadas baseadas em tecnologia;
5. Melhorar a qualidade e a produtividade dos serviços ou produtos;
6. Implementar a gestão estratégica apresentando as melhores práticas de gestão;
7. Simplificar o reconhecimento e solução de problemas.

A execução operacional do mapeamento de processos começa com a coleta de dados e levantamento da posição atual e deve contemplar, os seguintes pontos, indispensáveis para a diagramação e a documentação:
- Nome do processo;
- Área organizacional ou centro de custo interessado;
- Objetivo do processo;
- Entradas (que devem ser saídas de processos anteriores);
- Saídas ou produtos (que devem ser entradas de processos posteriores);
- Controles;
- Mecanismos;
- Indicadores de desempenho;
- Fatores críticos de sucesso;
- Registros realizados durante a execução do processo.

O passo seguinte é modelar o que o processo deveria ser, isto é, a situação futura, eliminando os problemas ou consertando os processos. Esta situação é denominada de to be (situação futura) e tem por objetivo que o processo seja capaz de atender às necessidades dos clientes segundo a agregação de valor.

A modelagem serve para aprovar o projeto, estando suas reações sobre várias condições para certificar que seu funcionamento estará de acordo aos requisitos globais instituídos: qualidade, performance, custo, durabilidade, etc.

Isso torna viável a consolidação do conhecimento e a enunciação de mudanças estruturadas para garantir o cumprimento da missão da organização e o atendimento das estratégias essenciais ao sucesso em seu ramo de atuação.

Uma vez modelados, os processos devem ser implementados. Seu controle e a melhoria serão baseados nos resultados dos indicadores de desempenho, que fornecem as informações essenciais à realimentação dos processos.

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